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Será que você poderia me ajudar com essa questão de gerenciamento de mudanças?

Atualmente tenho vários softwares de terceiros que constatemente estão sendo atualizados e/ou customizados sob demanda. Antes de cada atualização executo o processo de homologação abaixo:

1 - Atualizo uma base de homologação;

2 - Disponibilizo para que as áreas da empresa que utilizam o software façam seus testes. Neste caso eu peço que eles executem todas as funcionalidades pertinentes a cada área que são executadas diariamente nas suas rotinas. Inclusive peço que as próprias pessoas que trabalham diretamente com o software executem as rotinas de testes na base de homologação. Faço o pedido ao Gerente do Setor e peço que façam dessa forma. Meu contato é feito diretamente e somente com o Gerente do Setor;

3 - Peço que antes da homologação todos tirem relatórios da base de produção e utilizem os dados constantes nestes relatórios para serem lançados na base de homologação;

4 - Depois peço que tirem relatórios para avaliação e armazenamento como evidência;

5 - Por fim peço que o Gerente do setor assine um termo de responsabilidade sobre a homologação atestando que todas as rotinas do seu setor foram devidamente testadas e que todas estão em conformidade. Depois peço que enviem o termo e as evidências para o setor de TI.

Neste caso não tenho o conhecimento de todas as rotinas executadas em cada setor nem crio um cronograma especificando todas elas. Peço que os setores façam isso e controlem com um checklist para não se perderem internamente, pois se futuramente surgir algum erro o setor será o responsável por ter deixado o erro passar na homologação ou por não ter executado os testes de forma a contemplar todas as funconalidades.

O fato de eu não elencar todas as rotinas a serem executadas representa uma falha da minha parte (TI) no processo de homologação? São vários sistemas e não tenho esse conhecimento por completo.

com base no COBIT você não estaria em conformidade com as boas práticas do mercado. Da uma olhada na tabela RACI do COBIT em português na página 101 e observe o que é responsabilidade da TI e do proprietário de processo de negócio.

Deveria ser de propriedade da TI Confeccionar e manter um repositório de requisitos de negócio e técnicos e testes realizados em sistemas homologados. Ou seja, saber o que tem ser testado. A TI teria que ter isto guardado. Já quando uma mudança é solicitada ao fornecedor, os requisitos desta mudança deveriam ser guardados para mais tardes serem usados nos testes de homologação. Se a atualização veio a partir de iniciativa do fornecedor, então é resposabilidade do fornecedor informar todas as rotinas alteradas. Se a TI tivver um respositório de requisitos de negócio e sobre o que estes requisitos se apoiam no sistema, fica mais facil conduzir os testes de homologação.